Klockan är nästan sju en onsdagsmorgon på Satakunta centralsjukhus i Björneborg i västra Finland. Den smala korridoren är full av laboratorieskötare som hämtar smarttelefoner och mobila etikettskrivare från sina provtagningsvagnar för sina morgonrundor.
Idag kommer Mylabs mjukvaruspecialister Henrik Toivakka och Tommi Mäntynen att följa med skötarna på deras rundor för att observera den mobila provtagningsapplikationen i aktion. De kommer också att samla in feedback och förslag för vidareutveckling.
Laboratorieskötaren Anna-Liisa Vuohijoki är på väg till en operationsavdelning. Hon väljer mobilapplikationen och ansluter etikettskrivaren trådlöst till telefonen.
Applikationen visar vilka typer av prover som kommer att behöva tas. Hon kontrollerar om det behövs särskilda provrör.
Tidigare hade nattskötaren skrivit ut etiketter för prover två gånger under natten och en tredje gång strax före morgonronden. Det var många etiketter och det var en utmaning att hålla reda på provtagningsbehoven för varje rum. En nattskötare måste avsättas för att fördela arbetsuppgifterna mellan laboratorieskötarna, säger Vuohijoki.
Nu planerar laboratorieskötarna provtagningsordningen på sina avdelningar. Testförfrågningar kontrolleras via mobilappen och etiketter skrivs ut på vårdplatserna.
Applikationen var lätt att lära sig
SataDiag började använda den mobila provtagningsapplikationen My+ för avdelningsronder i början av året. Användarnas feedback har varit positiv: applikationen påskyndar arbetet, underlättar laboratorieskötarnas uppgifter, tidsstämplarna har blivit mer exakta och risken för fel har minskat.
Mobilapplikationen har redan använts på avdelningarna under en längre tid – sedan december 2013.
På den tiden var det nytt för vissa skötare att använda en smarttelefon, men folk lärde sig snabbt att använda applikationen, säger laboratorieskötaren Paula Hennola, som ansvarar för de mobila enheterna.
Kaisu-Leena Mäkelä , avdelningssjukskötare på akutvårdsavdelningen, säger att den mobila laboratorieapplikationen har gjort hennes arbete snabbare och minskat behovet av att gå fram och tillbaka under jourtjänstgöring. En avdelningsskötare kan informera laboratorieskötaren om kommande provförfrågningar och prover kan tas så snart nya förfrågningar kommer in.
När en patient har en blodpropp som kan behöva åtgärdas kan laboratorieskötaren kontaktas i förväg, redan innan förfrågningarna skickas till den mobila enheten. Detta sparar avgörande sekunder, påpekar Mäkela.
Sjukhusets mobiltelefonnät kraschade en lördag, när applikationen för provtagning av jourtjänstgöring bara hade varit i bruk i tre månader. Laboratoriepersonalen var mycket orolig för hur de bäst skulle hantera situationen och ringde hem till Paula Hennola.
Det var lustigt, på sätt och vis hade de redan glömt att de kunde återgå till den tidigare processen med att skriva ut etiketter från en dator.
”Det är fantastiskt att ha det här i realtid”
Vi måste skynda oss, för vi har patienter som väntar på kirurgavdelningen. 13 patienter väntar på att få sina laboratorietester tagna.
Vi anländer till avdelningen som håller på att vakna upp till en ny morgon. Sjukskötarna deltar i sin morgonbriefing och från korridoren hörs klirret från patienternas frukostvagnar.
Anna-Liisa Vuohijoki ser i mobilapplikationen att en av patienterna ska opereras akut, så de måste träffa honom först. Den äldre mannen behöver ta ett CRP-prov och en liten blodbild.
Vuohijoki skriver ut etiketterna med hjälp av mobilskrivaren och fäster dem på provrören. Hon bekräftar att testerna har tagits och den exakta tiden sparas i laboratoriets informationssystem.
Det är underbart när det är så här i realtid! Att skriva ut etiketter för varje patient ökar dessutom den individuella säkerheten eftersom det inte behövs några långa utskrifter av olika etiketter och det inte finns någon risk för att etiketterna blandas ihop, säger hon.
Färre onödiga avbrott
I rummet intill håller Tiina Leppäniemi på att återhämta sig efter en operation. Hon sträcker ut armen till Vuohijoki som skickligt tar blodprov på henne.
Telefonen piper, vilket betyder att en laboratorieskötare behöver hjälp av en annan skötare. Meddelandet visas på applikationens anslagstavla, genom vilken laboratoriepersonalen kommunicerar med varandra.
Systemet avger också en varningssignal när nya testförfrågningar kommer in efter det att ronden redan har börjat.
Tidigare hade laboratorieskötarna bara enkla mobiltelefoner och sekreteraren ringde när det kom nya förfrågningar, vilket innebar avbrott.
Man kunde vara mitt uppe i en blodprovstagning med nålen i venen på en patient och inte hinna ta samtalet. Om du sedan glömde att ringa tillbaka och återvände till laboratoriet fick du gå tillbaka till avdelningen, säger Vuohijoki.
Ansökan ökar lagandan
Klockan är nästan 8 och alla prover på avdelningen har redan tagits. Vuohijoki tittar i mobilapplikationen för att se vilka avdelningar som ännu inte är klara.
På den andra kirurgiska avdelningen har inte alla prover tagits och applikationen visar att ett av proven är brådskande. Vuohijoki beger sig till avdelningen för att hjälpa till med de återstående uppgifterna.
Tidigare var jag tvungen att gå tillbaka till laboratoriet och fråga runt för att ta reda på om vissa ronder ännu inte var klara. Nu kan jag använda applikationen för att se hur många patienter varje laboratorieskötare har kvar att besöka och det är lätt att se vem som skulle behöva en hjälpande hand. Hon tycker att applikationen har stärkt teamkänslan och teamarbetet.
När den andra ronden på kirurgavdelningen är klar återvänder Vuohijoki till laboratoriet och matar in proverna i IVD-automationssystemet och centrifugerar dem, sedan städar hon upp och ställer tillbaka provtagningsvagnen på sin plats.
Smarttelefonen och skrivaren laddas om de har mindre än 50 % laddning. Vid det här tillfället behöver de inte laddas, så Vuohijoki lägger tillbaka dem på bordet i väntan på nästa omgång.
I en byggnad som denna är nätverksanslutningen otillräcklig på vissa ställen och i vissa delar av sjukhuset uppdateras applikationen långsamt. Det innebär utmaningar för användningen av systemet, även om detta inte beror på applikationen utan på nätverket och byggnaden, säger Vuohijoki och tillägger:
Vi skulle inte vilja gå tillbaka till det gamla systemet!
Ett besök för att vidga perspektiven
Mylabs mjukvaruspecialister Henrik Toivakka och Tommi Mäntynen tyckte att besöket på SataDiag var riktigt nyttigt.
Jag skrev flera sidor med anteckningar! Att se hur sjukskötarna faktiskt använder applikationen i en verklig situation vidgar perspektivet för en mjukvaruutvecklare, säger Toivakka.
När man testar applikationen på kontoret har man bara en snäv uppfattning om till exempel när sjukskötarna har telefonen i handen och när den förvaras i vagnen och hur man sedan kan ta hänsyn till detta för att optimera användningen av applikationen.
Vissa funktionella detaljer var lättare att lägga märke till när man själv fick se applikationen användas. Det var också trevligt att höra från faktiska användare att vår mobilapplikation har blivit en pålitlig partner i laboratorieskötarnas dagliga arbete, säger Toivakka som var nöjd med resultatet av besöket.