När de började använda det nya systemet var de också tvungna att ge upp det gamla systemet som de hade vant sig vid under de senaste 20 åren.
Implementeringen genomfördes under flera på varandra följande veckor på de tre sjukhusen. Laboratorierna ville undvika att använda två system samtidigt, vilket innebar vissa utmaningar eftersom alla 200 anställda var tvungna att lära sig den nya processen på en gång och på kort tid.
Implementeringen kräver också laboratorieresurser. Genomströmningstiderna kommer inte att nå upp till de gamla nivåerna omedelbart eftersom det kommer att ta lite tid att lära sig använda det nya systemet, förklarar Miia Saranen, utvecklare av informationssystem, som driver projektet för HUSLAB.
Nästan 150.000 prover per år
HUSLAB:s patologilaboratorier betjänar hela Finland, eftersom utförandet av vissa cancerundersökningar har centraliserats till HUS. HUS system har över 90 integrationer med externa system.
Under 2018 behandlade HUSLAB totalt nästan 123 000 histologiska och 24 000 cytologiska prover. Det är därför viktigt att laboratoriets informationssystem stöder en friktionsfri arbetsprocess och att det inte orsakar onödiga flaskhalsar.
Tack vare det nya systemet kan vi eliminera några extra steg när vi gör inmatningar. Sekreteraren behöver inte längre mata in information från pappersjournaler till informationssystemet i efterhand, utan läkaren kan mata in informationen direkt, förklarar Saranen.
Målet är ett papperslöst laboratorium
Enligt Saranen är det lättare att skapa rapporter med det nya systemet än med det gamla. My+® patologi skapar automatiskt rapporter för både laboratorieledningen och arbetsstationerna. Det gör det till exempel lättare att förutse nästa dags arbetsbelastning.
Analysatoranslutningarna är dubbelriktade, vilket innebär att systemet både skickar och tar emot information via dem. Via enhetsanslutningarna kan en begäran om färgning av ett prov skickas till en analysator på en annan plats, till exempel från Jorv till Mejlans.
I framtiden kommer My+® patologi att göra det möjligt för användarna att följa ett prov i realtid genom hela processen och göra ett papperslöst laboratorium till verklighet.
Målet är att pappersutskriften inte längre ska behöva följa med provet. Istället ska informationen i systemet kunna nås direkt från varje arbetsstation. Vi är dock fortfarande i färd med att utveckla detta, säger Saranen.
Prioritering av förändringsbehov
Miia Saranen betonar att utvecklingen av My+® patologi inte slutade med implementeringen. I takt med att verksamhetsmiljön förändras behöver informationssystemet ständigt utvecklas.
Det är viktigt att vi förstår att vi lever i en föränderlig värld. Projektet tar inte slut så snart systemet är implementerat. Kundrelationen fortsätter, tillägger hon.
Användarna har skickat många önskemål om förändringar som vi kommer att sträva efter att uppfylla i framtida versioner av My+® patologi. Vi kan dock inte göra allt på en gång, så kraven måste prioriteras.
En av de nya utmaningarna är den digitala patologin, som kommer att medföra nya typer av enhetsspecifika krav.
Tidigare krävdes det att informationssystemen skulle kunna kommunicera sömlöst med olika laboratorier och kunder, men nu är utmaningen att integrera olika enheter från olika tillverkare med laboratoriets informationssystem, sammanfattar Saranen.