Den 30 januari 2021 var ett spännande datum för Södra Karelens social- och hälsovårdsdistrikt (Eksote) då laboratorieinformationssystemet My+® installerades i alla laboratorier i regionen. Systemen slogs samman under en dags serviceuppehåll, varefter My+® togs i produktionsanvändning enligt de olika laboratoriernas arbetsscheman.
Att ha enhetliga system inom hela verksamhetsområdet för HUS Diagnostikcenter ger naturligtvis synergieffekter. Detta är tydligt i systemunderhålls- och utvecklingsprojekt och kan även tillämpas på personalresurser, säger Jarkko Penttilä, informationssystemansvarig för e-tjänstteamet vid HUS Diagnostikcenter.
Penttilä, som var ansvarig för den övergripande sammanslagningen, säger att både projektet och systemimplementeringen gick mycket bra. Alla oklara situationer och utmanande tidsplaner hanterades omedelbart genom intensiv övervakning och samordning.
Vanligtvis är det lämpligt att driftsätta ett system i faser och börja med enheter som har lägre volymer. I det här fallet krävde tidsplaner och utmaningar med traditionella lösningar att systemet skulle driftsättas samtidigt i alla enheter. Detta var också ett incitament för Mylabs FoU-avdelning att se till att den nödvändiga funktionaliteten implementerades och testades före driftsättningsdatumet.
Enligt Penttilä var den svåraste utmaningen att synkronisera arbetsuppgifterna för stora expertgrupper från olika organisationer och se till att alla fick samma information.
Den framgångsrika implementeringen av projektet visar bara vad som kan göras och äran för det tillfaller alla de experter som deltog i projektet, avslutar han.
Nya rutiner införs gradvis
Kirsi-Marika Tiainen, Information Systems Designer från HUS Diagnostikcentrets IT Management, utbildade My+®-administratörerna från Södra Karelen och var projektledare för specialområdena My+® mobilprovtagning och My+® provtagning. Tiainen säger att den massiva driftsättningen i Eksote var både spännande och smidig trots sin stora omfattning. Varje laboratorium hade tillgång till dedikerade supportresurser under de första dagarna, vilket minskade medarbetarnas eventuella oro inför systemimplementeringen.
Eksote kommer också gradvis att införa nya rutiner från HUS Diagnostikcentrumets preanalytics manual, säger Tiainen. Inga rutiner kommer att ändras över en natt, utan medarbetarna på HUS Diagnostikcentrum i Södra Karelen kan bekanta sig med manualen och gradvis ta till sig de nya rutinerna.
Inom Helsingfors och Nylands sjukvårdsdistrikt (HNS) testas det nya My+® mobilprovtagningssystemet, som kombinerar rutinprovtagning under avdelningsronder och brådskande provtagning, för närvarande på Mejlans specialvårdsenheter. I år kommer den mobila provtagningen att införas på flera laboratorier i huvudstadsregionen. Södra Karelen var ett naturligt val för pilotprojektet med den nya appen för mobil provtagning, eftersom Eksote sjukvårdsdistrikt tidigare har använt mobila enheter vid avdelningsronder innan My+® infördes.
Vi var spända på att se om Mylab kunde utveckla specialområdet för mobilprovtagning för att möta Eksotes specifika behov och vi var glada att lösningen uppfyllde våra krav, säger Tiainen.
Under projektets gång märkte vi att de anställda på HUS Diagnostikcentrum i Södra Karelen är kompetenta och motiverade och därför skulle det vara naturligt att testa nya funktioner där i framtiden också, tillägger Penttilä.
My+® styr patologiprocessen
Specialistområdet för patologi i Södra Karelen använde en programvara som utvecklats i början av seklet och som inte uppdaterats på senare tid. I och med sammanslagningen med HUS Diagnostikcentrum infördes ett nytt system.
Jag hade förväntat mig en förändring, och eftersom jag redan hade stött på My+® vid utbildningstillfällen var jag positivt inställd till förändringen, säger Jyrki Villa, laboratorieteknolog från Villmanstrand.
Villa deltog i My+®-implementeringsprojektet som systemadministratör. Han bidrog med lokala synpunkter och information om vilka data som skulle behövas från det gamla systemet för att smidigt kunna gå över till det nya systemet.
Användarna har tagit till sig det nya systemet på ett effektivt sätt. Det har varit lite feedback och inget allvarligt motstånd mot förändringen. Alla har anpassat sig till systemet.
Ur systemanvändarens synvinkel är den viktigaste förändringen inom specialistområdet patologi den, att My+® styr processen och att de olika faserna kan dokumenteras mer detaljerat. Detta vägleder användaren och kan minska felmarginalen.
Eftersom My+® är webbläsarbaserat är det enklare att zooma in i en vy. Viss information visas i en vy, medan man i det tidigare systemet var tvungen att leta upp den på separata flikar, säger Villa.
Laboratorieskötaren Kirsi Hasu
Autoverifiering gör arbetsuppgifterna enklare
Sjukhuset i Honkaharju i Imatra är den primära arbetsplatsen för laboratorieskötaren Kirsi Hasu. Hon är Digi-Ekg- och My+®-provtagningsadministratör i Eksote-området. På laboratoriet i Honkaharju tar hon hand om specialområdet för analys. Under driftsättningen var hon ansvarig för att skapa utbildningsmaterial och utbildade användare tillsammans med tre av sina kollegor.
Implementeringen gick bra trots att utbildarna också var upptagna med sina vanliga arbetsuppgifter och tyckte att det var svårt att avsätta tid för My+®-projektet. Att studera systemet och förbereda utbildning för det var tidskrävande. Ersättningsarrangemang skulle ha hjälpt till att utföra normala uppgifter, kommenterar hon.
Hasu säger att systemet är användarvänligt och enkelt att använda, eftersom uppgifter om olika specialiteter finns i samma system. Det är tråkigt att vissa uppgifter fortfarande måste utföras i det gamla systemet, men enligt de planer som finns kommer även de återstående funktionerna att flyttas till My+®.
Autoverifiering är den funktion som gör vårt arbete på Imatra mycket enklare. Tidigare behövde alla resultat godkännas manuellt, medan vi nu kan behandla betydligt fler patientprover ännu effektivare än tidigare.
Före driftsättningsdatumet gjorde Hasu och Esko Wiklund, Mylabs projektledare, en rundresa till laboratorierna för att ansluta enheterna och göra driftsättningskontroller. Wiklund var ansvarig för My+® kemiska analyserna och anslutningarna av enheterna.
Medarbetarna vid HUS Diagnostikcentrum i Södra Karelen var entusiastiska inför projektet i alla faser. Även när de ställdes inför utmaningar erbjöd de alltid hjälp och funderade på hur de kunde bidra till att få saker och ting att fungera, säger Wiklund glatt.
Tidtabellerna hölls trots covid-19
Mylab hade dussintals personer som arbetade med projektet. Nya milstolpar uppnåddes: My+® mikrobiologiska odlingar togs i produktionsbruk för första gången och den helt nya My+® mobilprovtagningen hade världspremiär i Eksote.
Katja Tuimala, applikationsspecialist, har deltagit i utvecklingen av specialområdet mikrobiologi. I Eksote-projektet deltog hon bland annat i uppdateringen av register.
Det är fantastiskt att vi har fått erfarenhet av odlingsfunktionaliteten och kommer att kunna utveckla den ytterligare innan systemet tas i bruk på alla enheter inom HUS Diagnostikcentrum.
Enligt Tuimala har My+® mikrobiologi utformats på ett helt annat sätt än tidigare system. Tidigare granskades och verifierades alla tester manuellt, medan det nya systemet gör även de mest komplicerade kontrollerna och släpper dem automatiskt.
Testresultaten levereras snabbt till behandlingsenheterna och kunderna kan fördela personalresurserna till uppgifter som kräver mer expertis.
Mari Kattainen, Mylabs övergripande projektledare, säger att januari var hektisk för alla som deltog i sammanslagningsprojektet. I en miljö med flera intressenter arbetade alla mot ett gemensamt mål, även om deltagarna också hade andra pågående uppgifter.
Projektet slutfördes i tid, även om anställda inom sjukvården behövde ta sig an brådskande covid-19-relaterade uppgifter, eftersom Mylab kunde ta mer ansvar för vissa områden. För närvarande håller vi på att knyta ihop alla lösa trådar enligt procedur. Inga större avvikelser har hittats, så projektet har bedömts som en framgång, säger Kattainen.
Efter en lyckad driftsättning kommer HUS Diagnostikcentrums IT-tjänster att vara upptagna under hela våren, eftersom de har andra stora IT-projekt på gång.
Vi går direkt vidare till nästa stora utbyggnadsprojekt, avslutar Penttilä.