Den 30. januar 2021 var en spændende dato for social- og sundhedsdistriktet i Sydkarelen (Eksote), da laboratorieinformationssystemet My+® blev installeret i alle laboratorier i regionen. Systemerne blev lagt sammen i løbet af en dags servicepause, hvorefter My+® blev taget i brug i produktionen efter de forskellige laboratoriers arbejdsplaner.
At have ensartede systemer i hele HUS Diagnostic Centers driftsområde giver naturligvis synergieffekter. Det er tydeligt i systemvedligeholdelses- og udviklingsprojekter og kan også anvendes på menneskelige ressourcer, siger Jarkko Penttilä, Information Systems Manager for E-Services-teamet på HUS Diagnostic Center.
Penttilä, som var ansvarlig for den overordnede fusion, siger, at både projektet og systemudrulningen gik ekstremt godt. Alle uklare situationer og udfordrende tidsplaner blev straks håndteret gennem intens overvågning og koordinering.
Normalt vil det være tilrådeligt at implementere et system i faser og starte med enheder, der har lavere volumen. I dette tilfælde krævede tidsplaner og udfordringer med traditionelle løsninger, at systemet skulle implementeres på samme tid i alle enheder. Det var også et incitament for Mylabs R&D-afdeling til at få den nødvendige funktionalitet implementeret og testet inden udrulningsdatoen.
Ifølge Penttilä var den sværeste udfordring at synkronisere opgaverne for store hold af eksperter fra de forskellige organisationer og sikre, at de alle fik de samme oplysninger.
Den vellykkede implementering af projektet viser bare, hvad der kan lade sig gøre, og æren for det går til alle de eksperter, der deltog i projektet, slutter han.
Nye procedurer indføres gradvist
Kirsi-Marika Tiainen, Information Systems Designer fra HUS Diagnostic Center IT Management, uddannede My+®-administratorerne fra Sydkarelen og var projektleder for specialområdet My+® Mobile Sampling og My+® Sampling. Tiainen siger, at den massive udrulning hos Eksote var både spændende og problemfri på trods af dens omfattende omfang. Hvert laboratorium havde adgang til dedikerede supportressourcer i de første par dage, hvilket mindskede medarbejdernes eventuelle bekymringer i forbindelse med systemimplementeringen.
Eksote vil også gradvist indføre nye procedurer fra HUS Diagnostic Center Preanalytics Manual, siger Tiainen. Ingen procedurer vil blive ændret fra den ene dag til den anden: I stedet kan medarbejderne på HUS Diagnostic Center i Sydkarelen gøre sig bekendt med manualen og gradvist indføre de nye procedurer.
I Helsinki og Nylands hospitalsdistrikt (HUS) er det nye My+® Mobile Sampling-system, der kombinerer rutinemæssig prøvetagning under stuegang og akut prøvetagning, i øjeblikket ved at blive afprøvet på Meilahti-specialafdelingerne. I år vil Mobile Sampling blive implementeret i flere laboratorier i hovedstadsregionen. Sydkarelen var et naturligt valg til at afprøve den nye app til mobil prøvetagning, da Eksote hospitalsdistrikt tidligere har brugt mobile enheder på stuegang før indførelsen af My+®.
Vi var spændte på at se, om Mylab kunne udvikle specialområdet for mobil prøvetagning til at opfylde Eksotes specifikke behov, og vi var glade for at se, at løsningen opfyldte vores krav, siger Tiainen.
I løbet af projektet bemærkede vi, at medarbejderne på HUS Diagnostic Center i Sydkarelen er dygtige og motiverede, og derfor ville det være naturligt også at afprøve nye funktioner der i fremtiden, tilføjer Penttilä.
My+® styrer patologiprocessen
Det patologiske specialområde i Sydkarelen brugte software udviklet i begyndelsen af århundredet, som ikke var blevet opdateret for nylig, og sammenlægningen med HUS Diagnostic Center medførte et nyt system.
Jeg havde forventet en ændring, og da jeg allerede havde mødt My+® ved uddannelsesarrangementer, var jeg positivt indstillet over for ændringen, siger laboratorieteknolog Jyrki Villa fra Lappeenranta.
Villa deltog i My+®-implementeringsprojektet som systemadministrator. Han bidrog med lokale synspunkter og oplysninger om, hvilke data der skulle bruges fra det gamle system for at få en problemfri overgang til det nye system.
Brugerne har taget det nye system til sig på en effektiv måde. Der har været lidt feedback og ingen alvorlig modstand mod ændringen, og alle har tilpasset sig systemet.
Set fra systembrugerens synspunkt er den vigtigste ændring inden for patologispecialet, at My+® styrer processen, og at de forskellige faser kan dokumenteres mere detaljeret. Det vejleder brugeren og kan reducere fejlmarginen.
Da My+® er browserbaseret, er det nemmere at zoome ind på synspunktet. Visse oplysninger vises i ét viewpoint, mens de i det tidligere system skulle slås op på separate faner, siger Villa.
Laboratorieteknolog Kirsi Hasu
Autoverificering gør opgaverne lettere
Honkaharju Hospital i Imatra er laboratorieteknolog Kirsi Hasus primære arbejdsplads. Hun er Digi-Ecg- og My+®-prøvetagningsadministrator i Eksote-området, og i Honkaharju-laboratoriet tager hun sig af det analytiske specialområde. Under implementeringen var hun ansvarlig for at skabe træningsmaterialer, og hun trænede brugere sammen med tre af sine kolleger.
Implementeringen gik godt, selv om underviserne også var optaget af deres sædvanlige opgaver og fandt det udfordrende at afsætte tid til My+®-projektet. Det var tidskrævende at studere systemet og forberede træning til det, og vikarordninger ville have hjulpet med at udføre normale opgaver, kommenterer hun.
Hasu siger, at systemet er brugervenligt og nemt at bruge, fordi data om forskellige specialer alle findes i det samme system. Det er ærgerligt, at visse opgaver stadig skal udføres i det gamle system, men ifølge planerne vil de resterende funktioner også blive flyttet til My+®.
Autoverificering er den funktion, der gør vores arbejde hos Imatra meget lettere. Tidligere skulle alle resultater godkendes manuelt, mens vi nu kan behandle langt flere patientprøver endnu mere effektivt end før.
Før implementeringsdatoen tog Hasu og Esko Wiklund, Mylabs projektleder, rundt i laboratorierne og tilsluttede enhederne og foretog implementeringstjek. Wiklund var ansvarlig for My+® chemistry-analyserne og enhedstilslutningerne.
Medarbejderne på HUS Diagnostic Center i Sydkarelen var ivrige efter projektet i alle faser. Selv når de stod over for udfordringer, tilbød de altid hjælp og overvejede, hvordan de kunne bidrage til at få tingene til at fungere, siger Wiklund glad.
Tidsplaner blev overholdt på trods af Covid-19
Mylab havde dusinvis af mennesker, der arbejdede på projektet. Nye milepæle blev nået: My+® microbiology cultivation blev taget i brug i produktionen for første gang, og den helt nye My+® Mobile Sampling havde verdenspremiere i Eksote.
Katja Tuimala, en softwarespecialist, har deltaget i udviklingen af specialområdet mikrobiologi. I Eksote-projektet deltog hun f.eks. i opdateringen af registratorer.
Det er fantastisk, at vi har fået erfaring med dyrkningsfunktionaliteten og kan videreudvikle den, inden systemet implementeres i alle enheder på HUS Diagnostic Center.
Ifølge Tuimala er My+® microbiology designet på en helt anden måde end tidligere systemer. Tidligere blev alle tests set og verificeret manuelt, mens det nye system foretager selv de mest komplicerede kontroller og frigiver dem automatisk.
Testresultaterne leveres hurtigt til behandlingsenhederne, og kunderne kan allokere personaleressourcer til opgaver, der kræver mere ekspertise.
Mari Kattainen, Mylabs overordnede projektleder, siger, at januar var hektisk for alle, der deltog i fusionsprojektet. I miljøet med mange interessenter arbejdede alle mod et fælles mål, selv om deltagerne også havde andre igangværende opgaver.
Projektet blev afsluttet til tiden, selv om sundhedspersonalet var nødt til at påtage sig presserende Covid-19-relaterede opgaver, da Mylab kunne tage mere ansvar for visse områder. I øjeblikket er vi ved at samle alle løse ender i henhold til proceduren. Der er ikke fundet nogen større uoverensstemmelser, så projektet betragtes som en succes, siger Kattainen.
Efter en vellykket implementering vil HUS Diagnostic Center IT Services fortsat have travlt i løbet af foråret, da de har andre store IT-projekter i gang.
Vi går direkte videre til det næste store udrulningsprojekt, slutter Penttilä.